Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der EU-Datenschutz- Grundverordnung
(EU-DSGVO)
Stadtkasse der Kreisstadt Limburg a. d. Lahn
Vorwort
Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Haushalts- und Kassen- sowie des Mahn- und Vollstreckungswesens. Insbesondere erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Debitoren und Kreditoren zu Zwecken des Zahlungsverkehrs, zur Verwahrung von Wertgegenständen sowie zu Zwecken der Einziehung rückständiger Forderungen, soweit das Hessische Verwaltungsvollstreckungsgesetz (HVwVG) Anwendung findet. Weiterhin erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Realisierung rückständiger Forderungen im Rahmen des Insolvenz-, Zwangsversteigerungs-, und Zivilprozeßrechts.
Daten sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person zugeordnet werden können.
Im Bereich der Realsteuern (Grund- und Gewerbesteuer) sind gemäß § 2a Abgabenordnung (AO) Daten auch dann personenbezogen, wenn sie sich auf verstorbene natürliche Personen, Körperschaften, rechtsfähige oder nicht rechtsfähige Personenvereinigungen oder Vermögensmassen beziehen. Die Vorschriften der EU-DSGVO sind soweit sich die Daten auf Grund- und Gewerbesteuerverfahren beziehen auf diese Betroffenen daher auch anwendbar.
Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.
Wenn durch die Stadtkasse der Kreisstadt Limburg a. d. Lahn personenbezogene Daten verarbeitet werden, bedeutet dies die Datenübernahme, -erhebung, -speicherung, -verwendung, -übermittlung und -bereitstellung aber auch Datenlöschung.
Im Folgenden informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben und bei wem wir sie erheben. Außerdem informieren wir über die Rechte in Datenschutzfragen und an wen sich die Betroffenen diesbezüglich wenden können.
1. Verantwortlicher und Ansprechpartner
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:
Über der Lahn 1
65549 Limburg a. d. Lahn
- Telefon: 06431 203-0
- E-Mail: stadtkasse@stadt.limburg.de
Ansprechpartner für Belange des Datenschutzes ist die Datenschutzbeauftragte der Kreisstadt Limburg a. d. Lahn:
stellvertretende Datenschutzbeauftragte
Über der Lahn 1
65549 Limburg a. d. Lahn
- Telefon: 06431 203-318
- E-Mail: datenschutz@stadt.limburg.de
- Raum: 413
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), den Europäischen Zahlungsverkehrsregelwerken des SEPA-Raumes, der Abgabenordnung (AO), der Hessischen Gemeindehaushalts- (HGemHVO) und der Hessischen Gemeindekassenverordnung (HGemKVO), des Hessischen Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (HVwVG) sowie des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG).
2.1 Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt,
Art. 6 Abs. 1 Buchst. e), Abs. 3 EU-DSGVO
Wir benötigen personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer hoheitlichen Aufgaben hier insbesondere um
- den kommunalen Zahlungsverkehr abzuwickeln,
- die Belegverwaltung sicherzustellen,
- Wertgegenstände zu verwahren,
- auf Grundlage des Hessischen Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (HVwVG) privatrechtliche und öffentlich-rechtliche städtische Forderungen im Rahmen von Mahn- und
Vollstreckungsverfahren zu realisieren,
- auf Grundlage des Hessischen Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (HVwVG) Forderungen Dritter im Rahmen der Amts- und Vollstreckungshilfe durch Vollstreckung zu realisieren
- zur Realisierung von städtischen Forderungen - an Insolvenz- bzw. Zwangsver-steigerungsverfahren teilzunehmen oder diese zu betreiben.
Die Aufgabenerfüllung erfolgt insbesondere nach den Vorschriften der Abgabenordnung (AO) des Hessischen Gesetzes über kommunale Abgaben (KAG), der kommunalen Satzungen, des Hessischen Verwaltungsvollstreckungsgesetzes, (HVwVG) des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), der Zivilprozeßordnung (ZPO) der Insolvenzordnung (InsO) und des Zwangsversteigerungsgesetzes (ZVG).
Andere städtische Dienststellen (örtliche Ordnungsbehörde etc.) erheben ebenfalls personenbezogene Daten, die an die Stadtkasse (Buchführung, Zahlungsverkehr und Einziehung) zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden. Bei Fragen zum Umfang dieser Daten wenden Sie sich bitte an die jeweilige Dienststelle.
Die personenbezogenen Daten werden in dem Verwaltungsverfahren verarbeitet, für das sie erhoben wurden. Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere Zwecke verarbeiten.
2.2 Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) EU-DSGVO
Soweit eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt wurde (z. B. persönliche Daten – insbesondere Kontodaten – im Rahmen eines SEPA-Lastschriftmandates oder für Erstattungen), ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten die erteilte Einwilligung.
Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht (z. B. persönliche Daten – insbesondere Kontodaten – im Rahmen eines SEPA-Lastschriftmandates) hat sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert. Die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitungstätigkeiten einschließlich daraus resultierender gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bleiben rechtmäßig.
2.3 Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) EU-DSGVO
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach der Gemeindehaushaltsverordnung bzw. der Abgabenordnung (nähere Erläuterungen hierzu unter Punkt 6).
3. Art der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Vor- und Nachname, Adresse und ggfs. Kontaktdaten wie z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kassenzeichen, Bankverbindung, Firma oder andere Unternehmens- oder Gesellschaftsbezeichnung, Handelsregisternummer, Vor- und Nachname des/der (gesetzlichen) Vertreter(s), des/der Bevollmächtigte(n), des/der Geschäftsführer(s), des/der Gesellschafter(s), Steuernummer, Name und Adresse des Arbeitgebers, Bezeichnung des Sozialleistungsträgers
Für die Festsetzung und Erhebung der Grund- und Gewerbesteuern erforderliche Informationen, z.B.
Gewerbesteuermessbetrag, Einheitswert und Grundsteuermessbetrag, Zerlegungsanteil am Gewerbesteuer- bzw. Grundsteuermessbetrag, Grundstücksart, Angaben über geleistete oder erstattete Steuern und Vorauszahlungen, Zinsen und sonstige Nebenforderungen, Angaben über gestellte Anträge sowie Rechtsbehelfe.
Die personenbezogenen Daten erheben wir in der Regel bei den Betroffenen selbst, z. B. durch Abgabeerklärungen, Selbsterklärungen, Anträge, Formblätter, bzw. Datenabfrage.
Davon abweichend ist die Verantwortliche befugt, personenbezogene Daten bei Dritten zu erheben (Information gemäß Art. 14 DSGVO)
- zur Wahrung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (§ 32 Hessische Gemeindehaushaltsverordnung; HGemHVO)
- zur Feststellung eines Sachverhaltes für die Vollstreckung, für ein Insolvenzverfahren bzw. für ein Zwangsversteigerungsverfahren.
Können wir einen Sachverhalt nicht mit Hilfe der Betroffenen aufklären erheben wir darüber hinaus personenbezogene Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet oder befugt sind, wie z. B.
Amtsgerichte (Handels-, Vereins- und Gewerberegister, Grundbuch, Zwangsvollstreckungs- und Zwangsversteigerungsgericht, Insolvenzgericht),
Vermögensverzeichnisregister bei den Zentralen Vollstreckungsgerichten,
Bundeszentralregister,
Steuerämter,
Finanzämter,
Einwohnermeldebehörden,
Gewerbeämter,
Ordnungsbehörden,
Sozialleistungsträger (insbesondere Job-Center, Agentur für Arbeit, Renten- und Krankenversicherungen),
Bundeszentralamt für Steuern
SCHUFA Holding AG
oder wenn die Betroffenen dem Dritten eine entsprechende Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Zudem verarbeiten wir öffentlich zugängliche Informationen, z. B. aus öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen.
4. Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten ergeben sich aus den Regeln des Zahlungsverkehrs sowie den Haushaltswirtschaftsgrundsätzen, insb. den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (§ 32 HGemHVO) und der Belegpflicht (§ 34 HGemHVO). Eine Nichtbereitstellung der Daten führt dazu, dass Zahlungen nicht verbucht werden können.
In Zweckerfüllung der Aufgaben der Vollstreckungsbehörde ergibt sich die Pflicht zur Bereitstellung von sachdienlichen Hinweisen aus § 17 a HVwVG.
5. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Im Hinblick auf die Datenweitergabe unterliegen wir grundsätzlich dem Steuergeheimnis gemäß § 30 AO, dem Datenschutz nach den Bestimmungen der EU-DSGVO sowie des HDSIG.
Die von uns erhobenen bzw. uns bekannt gewordenen personenbezogenen Daten dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z.B. Behörden im Rahmen von Amtshilfeersuchen oder in Rechtsbehelfsverfahren, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden) weitergeben, wenn die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Personenbezogene Daten, die zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, werden an die Kreditinstitute übermittelt, um die Auszahlungen den Zahlungsempfänger/innen zuordnen zu können.
Innerhalb der Organisation der Verantwortlichen erfolgt ein Austausch personenbezogener Daten, um die Zahlungsvorgänge in den erforderlichen Fällen zuzuordnen.
6. Art der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in den weitgehend automationsgestützten Verfahren erfolgt zumeist in maschinellen Verfahren wie z.B. durch Auszahlungs-, Abbuchungs- und Erstattungsläufe bei städtischen Forderungen und Verbindlichkeiten und durch Mahn- und Vollstreckungsläufe bei städtischen Forderungen.
Weiterhin verarbeiten wir personenbezogene Daten im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung von Vollstreckungsmaßnahmen sowohl für städtische Forderungen als auch für Forderungen Dritter, im Rahmen der Amts- und Vollstreckungshilfe. Ferner verarbeiten wir personenbezogene Daten im Rahmen der Teilnahme an und des Betreibens von Insolvenz- und Zwangsversteigerungsverfahren. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Veränderung, Vernichtung bzw. Verlust sowie gegen unbefugte Offenbarung oder unbefugten Zugang zu schützen.
7. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für das jeweilige Verfahren erforderlich ist. Maßstab hierfür sind insbesondere die Verjährungsfristen gemäß §§ 169 – 171 und 228 – 232 Abgabenordnung (AO), § 4 Gesetz über Kommunalabgaben in Hessen (HKAG), § 19 Hessisches Verwaltungskostengesetz (HVwKostG), § 53 Abs. 2 Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HVerwVfG), §§ 195, 197 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Die betreffenden personenbezogenen Daten dürfen auch gespeichert werden, um diese für künftige abgabenrechtliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88 a AO, § 4 HKAG) sowie um diese im Vollstreckungsverfahren, (§ 17a HVwVG) zu verarbeiten.
Des Weiteren werden Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gemäß der Abgabenordnung (§§ 146 – 148 AO) und der Gemeindehaushaltsverordnung (§ 37 GemHVO) gespeichert. Die dort vorgegebenen Fristen betragen bis zu 10 Jahre.
8. Ihre Datenschutzrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) steht jeder betroffenen Person in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch zu.
Für die Realsteuern gelten darüber hinaus neben der EU-DSGVO auch die §§ 32c bis 32f AO. Ferner gelten die §§ 33 – 35 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG).
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 EU-DSGVO ist nicht gegeben, da die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Art. 20 Abs. 3 EU-DSGVO.
Recht auf Auskunft, Art. 15 EU-DSGVO
Die Betroffenen haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von ihnen verarbeiten. Sie können darüber hinaus Auskunft über die in Art. 15 Abs. 1 Buchst. a) – h) genannten Informationen verlangen.
In dem Auskunftsantrag sollte das Anliegen präzisiert werden, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Abgabenart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z.B. Festsetzung, Vollstreckung) gemacht werden.
Recht auf Berichtigung, Art. 16 EU-DSGVO
Sollten die betreffenden Daten nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sein, haben die Betroffenen das Recht, Berichtigung und Vervollständigung der Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung, Art. 17 EU-DSGVO
Die Betroffenen können eine Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn eine Verarbeitung durch uns aus den in dieser Vorschrift genannten Gründen unzulässig ist.
Eine Löschung kann jedoch nicht verlangt werden, sofern die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, Art. 17 Abs. 3 EU-DSGVO, insbesondere in folgenden Fällen:
- die Daten sind für den Verarbeitungszweck noch erforderlich,
- zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt,
- in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde,
- die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht fort,
- die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen laufen noch.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 EU-DSGVO
Unter den in dieser Vorschrift genannten Voraussetzungen können die Betroffenen die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) verlangen, z.B. eine Löschung ihrer Daten verhindern, weil diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
Recht auf Widerspruch, Art. 21 EU-DSGVO
Die Betroffenen haben ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben.
Jedoch können wir dem nicht nachkommen, soweit für die weitere Verarbeitung zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder es besteht eine Rechtsvorschrift die uns zur weiteren Verarbeitung verpflichtet (z.B. Durchführung des Abgabe- oder Vollstreckungsverfahrens).
Recht auf Beschwerde, Art. 77 EU-DSGVO
Jeder betroffenen Person steht im Übrigen ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, wenn sie der Ansicht ist, dass eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt oder wir ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind.
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist
für die Realsteuern (Gewerbe- und Grundsteuer)
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn
Telefon: 0228/997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
für alle übrigen Angelegenheiten:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: 0611/1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de